主题：【原创】浅谈如何写英文工作email -- 荆棘探兴

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老大河待整

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家园

【原创】浅谈如何写英文工作email

半年前到了一家美资公司工作，很多项目都要与美国本部的人合作，因为有时差，直接英语电话交流很少，所以email成了主要的交流工具。总感觉交流的不流畅，后来才发现是有些是email书写方面的问题引起的，以前一直没有引起注意。

现在就浅谈下俺的一些心得体会，欢迎狠狠地拍砖。

主题要引人注目

主题栏（Subject）是收件人最先能看到的部分，收件人往往根据Subject来筛选邮件是否要读，因此主题的书写应做到简单明了引人注目，否则可能会被收件人不看你的内容而略过你的email，尤其是碰到那些日理万机的上司。

首先， Subject的字数主题字数不宜过多，最好在25-35个字符左右，这样能保证邮件列表中能显示出全部的主题内容，有时一个单词往往就能起到很好的作用，如：greetings；其次，可在主题中直接告知收件人需要做什么，例如：Send guidelines （把方案发过来），这样能明确写件人的意图。

从格式上一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：New E-mail Address Notification。视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

注意E-mail 中问候语和称呼

E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达，一般直接使用名字，比如“John”。

倒金字塔式的内容

重要内容写在前面，随着叙述的一步步展开，重要性渐渐减弱。这种方式的关键在于，在紧张、有限的版面内尽快地把信息传达给收件者。通常使用这种方法，需在首段就交待清楚who、 what、 when、 where 和why，然后陈述其他的辅助信息。使用这种方式书写的电子邮件，可以使得收件人在打开邮件浏览第一眼的时候就基本了解了发件人所要表达的意图了。

颜色区分主次

可以用颜色来区分信息，突出重点。比如，All these detail information is pretty much clear. 是不是感觉这个马屁拍的更响了？

使得你的邮件更便于收件人回复

首先你发出的邮件必须提供足够充足的信息以便收件人做出回复，不要怕说一些车轱辘话，尤其像俺一样的英文功底差的同学。

其次注意句式和措辞，使用问句往往能得到想要的回复，且句子要尽量简短，尽量做到使收件人用“yes”或是“no”就能轻易做出回答。如：Should we adopt Jason’s suggestion for the meeting? 而不采用，Let me know your thoughts on Jason’s suggestion for the meeting.

此外，如果邮件需要对方回复，最好在主题行中就做出标记。

别忘了加上简单的结束语

书写英语E-mail时可以不必拘泥正式信函的格式要求，罗嗦的格式套话往往会减弱邮件信息的强度。因此使用简单的结束语再添加上名字和缩写就已足够。”Sincerely yours, if you have any questions, please call me.”的写法显然已经过时。现在常用的简单结束语方式如：Thanks、Regards，甚至用缩略的结束语THX(Thanks), TTFN(ta ta for now)也足以用为邮件的结尾了。结束语后别忘了另起一行进行署名。

正文格式

段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格，中文开头空格是中文的习惯。

浅谈结束，新鲜出炉一个简单的例子。

Cchere,

Very good. Very good .Very good.

I hope it will be stronger . I think so.

Best,

jinjitanxing

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关键词(Tags): #E-mail(嘉英)，#作文(嘉英)，#如何写英文工作email，

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家园

称呼一般就是First name

很少会用姓和头衔。

right, 花谢指正！

正式交流使用的通讯还是需要注意格式的

楼主提到的是内部交流使用的，半正式的信函，自然是随意一些方便。但是对外正式交流的信函，就需要注意格式，称呼，措词。对外正式交流的信函是作为正式的通讯纪录的，按照某些合同，是具有一定法律效力的，不要轻视。这个时候就和正式信函要求一样了。

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家园

隔壁组新来的一位中国人

每次给我们写email，都是：Dear...大家都觉得别扭好笑。我跟他几乎没说过话，好像贸然提醒他也不合适。真希望他能从大家日常邮件往来中自己总结出规律。。。

非常实用的经验阿

FYI(For Your Information)

纵里寻她千百度，总算在河里找到是For Your Information的缩写。

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家园

Ta ta for now 显得不够职业和严肃

如果是仅限于关系特别熟络的同事之间，当然没问题，如果是一般同事还是别用了

尤其是，这个说法非常非常不适合于男士使用，因为它是年轻MM或者年纪不轻但仍然维持在小可耐状态的MM们表现自己活泼可耐时的专利 --- 看过 Romance on Oriental Express 么？

Email 虽非正式文体，但因为是在公司环境下进行的书面交流，所以还是要 maintain a certain level of professionalism. 语调不宜过于严肃正经，但流于嬉戏也不合适。来美国后发现如何 behave appropriately 是门学问。国内这方面讲究不如美国那么多。

另外，如何收尾的问题，俺待过的几家公司，如果电邮里交流的是小小不言的事，当然不必罗唆，一句 thanks 就行了，但如果交流的事情较为复杂或易引发误解，结尾时通常需要写上 (Please) Let me know if you have any questions 或者 (Please) Let me know if this doesn't make sense to you.

这样的收尾不仅仅是客套，更是负责任和 considerate 的体现。

在征求对方意见时，有些常用说法，既简洁又客气，不妨参考，比如前面写明问题，同时给出几个 options，请对方选择，然后可以简单来一句 --- Please advise... 对方自然会明白皮球在他那边、他需要做出选择和回复

当对方迟迟没有答复你的问题而你又不能无限期等下去的话，就需要催促。(顺便说一句，催促这个词美国这里一般不用 urge or push, 而多用客气婉转的 follow up or check back.)

在催促时，可以首先给出你必须完成某项工作的 deadline，然后再婉转而明确地提出自己的要求/期望，比如：

Hi John,

Just wanted to let you know that we need to finalize this report and submit it to the client by end of day tomorrow. If you could provide the financials by end of day today that would be great.

Thanks for your help in advance.

酱紫对方会明确感受到压力，但又不失礼貌和气。

注意，不要说 I want to，而应说 I (just) wanted to. 更婉转的是 I'd like to...

复隔壁组新来的一位中国人

家园

我们现在的项目经理写信开头就是dear

爱尔兰人，干了一辈子项目经理，六十过了，也没决出啥别扭的。

我们给他写也dear，其他人就基本上Hi了。

对于上级，似乎dear给人的感觉要舒服一些，比如dear Prof似乎就比Hi Prof感觉好一些。

复 Ta ta for now 显得不够职业和严肃

家园

受教了